Les projets de construction génèrent un grand nombre de documents : plans, devis, contrats, factures, rapports de chantier, et bien d'autres encore. Organiser, stocker et retrouver ces documents rapidement est essentiel pour assurer le bon déroulement des chantiers. C’est pourquoi l'archivage numérique dans le BTP est indispensable.
Pourquoi l'archivage numérique dans le BTP est devenu incontournable
Traditionnellement, la gestion des documents dans le BTP reposait sur des méthodes papier. Pertes de temps, erreurs humaines, difficultés d'accès à l'information…. Autant d’impacts négatifs provoqués par une gestion manuelle des documents. L'archivage numérique, en revanche, offre une solution efficace pour centraliser, organiser et sécuriser les documents tout au long du cycle de vie d'un projet. L'archivage numérique permet en effet de stocker des milliers de documents de manière sécurisée.
Les avantages de l'archivage numérique dans le BTP
Meilleure accessibilité des documents
L'un des principaux avantages de l'archivage numérique dans le BTP est la possibilité d'organiser et de retrouver les documents rapidement et facilement. Contrairement aux archives papier, les documents numériques sont indexés. Les salariés peuvent ainsi les retrouver en quelques clics. Les fichiers peuvent aussi être classés par projet, par type de document ou par date, rendant la recherche beaucoup plus fluide.
Selon L’Association Information et Management (AIM), un employé passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information, papier ou numérique. Alors autant mettre toutes ses chances de son côté.
Sécurité et conformité des données
Dans le BTP, l'archivage numérique permet de protéger les documents grâce à des systèmes de sécurité comme le chiffrement, les accès restreints et les sauvegardes automatiques. De plus, l'archivage numérique aide les entreprises du BTP à se conformer aux exigences légales et réglementaires. Les documents peuvent ainsi être conservés pendant les durées légales et être facilement accessibles en cas d'audit ou de litige.
Communication
Sur les chantiers, les documents circulent entre de nombreux acteurs : maîtres d'ouvrage, architectes, ingénieurs, sous-traitants... L'archivage numérique facilite la collaboration entre tous les intervenants pour qu’ils accèdent aux mêmes informations, en temps réel, depuis n'importe où. Cette démarche réduit les risques de malentendus, de doublons ou de retards dus à des erreurs de communication. Les équipes peuvent également annoter ou commenter les documents directement sur la plateforme.
Comment mettre en place un système d'archivage numérique dans le BTP ?
Choisir la bonne solution
Le choix d'une solution d'archivage numérique adaptée aux besoins de l’entreprise est essentiel. Il est en effet important de sélectionner un logiciel qui correspond aux besoins spécifiques de vos projets. La solution doit être facile à utiliser, offrir une sécurité maximale et permettre une gestion intuitive des documents.
Les types de solution
Il existe plusieurs types de solutions d'archivage numérique adaptées au secteur du BTP. Voici les principales :
Systèmes de gestion électronique de documents (GED)
Ces solutions permettent de centraliser et de gérer l'ensemble des documents électroniques d'un projet de construction. Elles offrent des fonctionnalités de classement, de recherche, de partage et de versioning des documents. Un système GED utilisé sur un chantier permet aux ingénieurs, aux architectes et aux sous-traitants d'accéder aux plans, devis et autres documents en temps réel.
Plateformes cloud d'archivage
Ces solutions basées sur le cloud permettent aux entreprises du BTP de stocker leurs documents en ligne et de rendre les informations accessibles depuis n'importe quel appareil et depuis n'importe où. Elles offrent également des capacités de sauvegarde et de récupération de données en cas de perte.
Solutions de gestion de projet avec archivage intégré
Certaines solutions de gestion de projet pour le BTP incluent des fonctionnalités d'archivage de documents. En plus de gérer les tâches, les plannings et les budgets, ces outils permettent de stocker et de partager des documents liés à chaque phase du projet. Un logiciel de gestion de projet permet de lier directement les documents à des étapes spécifiques du projet.
Systèmes de gestion des contrats
Ces outils sont spécialement conçus pour gérer et archiver les contrats entre les différentes parties prenantes d'un projet de construction. Les systèmes de gestion des contrats permettent de centraliser les documents contractuels, de suivre les dates clés et d'assurer la conformité aux exigences juridiques.
Solutions de sécurité et de chiffrement des données
Ces solutions sont spécialisées dans la protection et le chiffrement des documents sensibles. Elles garantissent que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents critiques, en particulier les données financières ou les informations confidentielles sur les fournisseurs.
Archivage automatisé par capture de documents
Ces solutions automatisent la capture, le classement et l'archivage de documents papier grâce à la numérisation. Elles utilisent souvent des technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir les documents physiques en fichiers numériques exploitables.
